Beglaubigung von Dokumenten oder Unterschriften

Mit einer Beglaubigung wird die Übereinstimmung von Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen, Negativen, Ausdrucken elektronischer Dokumente oder elektronischen Dokumenten mit dem Original bestätigt.

Behörden können Beglaubigungen vornehmen, wenn:

• sie die Urkunde selbst erstellt haben oder
• wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder
• die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird,

sofern nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist.

Unterschriften und Handzeichen auf Schriftstücken werden von Behörden beglaubigt, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird.

Wird eine Beglaubigung zur Verwendung im Ausland benötigt, reicht eine einfache Beglaubigung nicht aus. Vielmehr wird hier eine Apostille verlangt.

• An eine beliebige Behörde des Landes, der Kreise, Gemeinden oder Ämter,
• an die Behörden der Körperschaften des öffentlichen Rechts ohne Gebietshoheit oder
• an rechtsfähige Anstalten und Stiftungen.

Beglaubigungen sind grundsätzlich gebührenpflichtig. Über die Höhe der Gebühr erteilt die zuständige Behörde Auskunft.

Das Originaldokument, von dem Sie eine beglaubigte Kopie benötigen.

Bei der Beglaubigung von Unterschriften oder Handzeichen zusätzlich:

• Nachweis der Identität (zum Beispiel Personalausweis oder Reisepass),
• Schriftstück, auf dem die zu leistende Unterschrift oder das Handzeichen beglaubigt werden soll.

§ 34 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)

Eine amtliche Beglaubigung reicht nicht aus,

• wenn eine öffentliche Beurkundung oder eine öffentliche Beglaubigung (durch Notare, Gerichte oder bestimmte Behörden, zum Beispiel dem Jugendamt) erforderlich ist oder
• wenn die ausschließliche Zuständigkeit einer bestimmten Behörde gegeben ist (zum Beispiel dürfen Auszüge aus dem Liegenschaftskataster nur von den Kataster- und Vermessungsbehörden beglaubigt werden).
• Personenstandsurkunden ( Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden) dürfen grundsätzlich nicht beglaubigt werden, da diese fortlaufend geführt werden.
  Eine Ausnahme in diesem Fall gibt es nur, wenn die Personenstandsurkunde für die Verwendung im Ausland benötigt wird. (Apostille /Legalisation).
  Es können neue Urkunden bei dem Standesamt angefordert werden, welche diese Urkunde erstmalig ausgestellt hat.

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